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Strategiegespräch

ERP-SYSTEMARCHITEKTUR · EASYRMA

easyRMA® — Retourenmanagement, das Kunden begeistert und Teams entlastet

Reklamationen, Retouren und Reparaturen gehören zum Tagesgeschäft — wie gut Sie sie abwickeln, entscheidet über Kundenbindung und internen Aufwand. easyRMA strukturiert jeden Vorgang von der Anmeldung bis zum Abschluss: nachvollziehbar, automatisiert und für alle Beteiligten transparent.

Das Problem mit unstrukturiertem Retourenmanagement

Im Onlinehandel ist exzellenter Service längst kein Nice-to-have mehr — er ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Neukunden zu gewinnen ist teuer; bestehende Kunden zu halten ist es nicht. Und nichts prägt das Kundenbild nachhaltiger als die Erfahrung, die jemand im Servicefall macht.

Ohne ein dediziertes System sieht die Realität in vielen Unternehmen so aus: Kunden rufen an oder schreiben E-Mails, um den Status ihrer Retoure zu erfragen — weil es keine Transparenz gibt. Mitarbeitende suchen in Posteingängen, Excel-Tabellen und Notizzetteln nach dem aktuellen Stand. Versandlabels werden manuell erstellt, Fotos gehen verloren, wiederkehrende Produktfehler werden nicht erkannt. Die Herausforderung liegt dabei selten an der Kompetenz des Teams — sondern an der Komplexität der Prozesse, die es navigieren muss.

easyRMA löst genau dieses Problem: Jeder Vorgang erhält eine eindeutige RMA-Nummer. Alle Informationen — Kundendaten, Fotos, E-Mails, Versandscheine, Werkstattberichte — sind zentral an einem Ort. In Echtzeit. Für jeden Mitarbeiter.

Der RMA-Prozess Schritt für Schritt

Von der ersten Kundenanfrage bis zur abgeschlossenen Rüksendung — easyRMA strukturiert jeden Schritt des Retourenprozesses und sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit den Überblick behalten.

Schritt 1

Anmeldung durch den Kunden

Der Kunde meldet seine Retoure, Reklamation oder Reparatur online an — bequem per Browser, Smartphone oder Tablet. Er lädt Fotos oder Videos direkt vom Gerät hoch und beschreibt den Schaden. Alternativ ist die Anmeldung auch per Telefon oder Post möglich. Alle Anfragen landen automatisch und strukturiert im easyRMA-System.

Schritt 2

Verwaltung & Bearbeitung

Alle eingehenden Aufträge landen direkt im easyRMA-Dashboard — automatisch dem richtigen Kundenkonto zugeordnet, ohne manuelle Nacharbeit. Farbliche Statusmarkierungen zeigen auf einen Blick, welche Aufträge Priorität haben und welche kurz vor dem Abschluss stehen. Notizen, E-Mails und Dokumente sind chronologisch an der RMA-Nummer hinterlegt.

Schritt 3

Abschluss & Rüksendung

Nach abgeschlossener Prüfung, Reparatur oder Erstattung wird die Rüksendung eingeleitet — das Retourenlabel direkt aus easyRMA erstellt. Der Vorgang wird abgeschlossen, der Kunde automatisch per E-Mail informiert. Das Ergebnis: eine transparente, nachvollziehbare Abwicklung, die Vertrauen schafft und Folgeanfragen nahezu eliminiert.

Self-Service & Automatisierung: Weniger Aufwand, mehr Zufriedenheit

Statusverfolgung in Echtzeit: Kunden können jederzeit online den aktuellen Stand ihrer Anfrage einsehen — ohne anzurufen, ohne eine E-Mail zu schreiben. Das reduziert Rückfragen bei Ihrem Team nachweislich um bis zu 70 %. Ihre Mitarbeitenden gewinnen Zeit, die sie für die eigentliche Bearbeitung nutzen können.

Automatische Statusbenachrichtigungen: easyRMA sendet bei jeder Statusänderung automatisch eine E-Mail an den Kunden — über vordefinierte, anpassbare E-Mail-Vorlagen. Kein manuelles Nachfassen, keine vergessenen Benachrichtigungen. Der Kunde fühlt sich gut betreut, ohne dass Ihr Team aktiv werden muss.

Geringeres Anruf- und E-Mailaufkommen: Schon ab dem ersten Schritt entsteht für Sie als Onlinehändler eine spürbare Zeitersparnis: Kunden melden sich selbstständig an, laden Fotos direkt vom Smartphone hoch und erhalten automatisch alle nötigen Informationen. Ihr Support-Team konzentriert sich auf komplexe Fälle statt auf administrative Routineaufgaben.

Intuitive Bedienoberfläche, kurze Einarbeitungszeit: easyRMA ist webbasiert und läuft auf jedem Gerät. Die Oberfläche ist so gestaltet, dass neue Mitarbeitende schnell produktiv arbeiten können — ohne lange Schulungen, ohne IT-Abteilung. Das spart Einführungskosten und erleichtert das Onboarding neuer Teammitglieder.

Einsatzbereiche von easyRMA

easyRMA ist nicht nur auf Retouren beschränkt — die Software unterstützt den gesamten Servicefall-Prozess branchenunabhängig:

Retouren im Onlinehandel

Zentrale Abwicklung für alle Verkaufskanäle — eigener Shop, JTL, Shopware, Amazon, eBay. Kunden melden sich selbstständig an, Versandlabels werden automatisch erstellt, der Status ist jederzeit einsehbar. Retourengründe werden systematisch erfasst und können ausgewertet werden.

Reklamationen & Gewährleistung

Fotos, Fehlerbeschreibungen und Kommunikation mit dem Kunden sind zentral an der RMA-Nummer dokumentiert. Wiederkehrende Produktfehler werden erkannt, bevor sie zum größeren Problem werden. Die vollständige Dokumentation ist jederzeit nachvollziehbar — auch im Streitfall.

Reparaturaufträge & Werkstatt

Auftragsannahme, Diagnose, Kostenvoranschlag, Zeiterfassung, Ersatzteilverwaltung und Werkstattbericht — alles in einem System. Ideal für Hersteller mit eigenem Servicecenter, Reparaturwerkstätten und Servicebetriebe jeder Größe.

B2B-Serviceabwicklung

Händler und Großkunden erhalten eigene Zugänge mit Mitarbeiterverwaltung und können Vorgänge eigenständig einreichen und verfolgen. Großhändler und Hersteller mit Händlernetzwerk behalten den Überblick über alle Partner-Vorgänge in einem zentralen Backend.

Häufige Fragen zum Retourenmanagement mit easyRMA

Der Kunde ruft das Self-Service-Portal von easyRMA auf — entweder direkt oder über ein Shop-Plugin in seinem Kundenkonto (JTL-Shop, Shopware). Er gibt den Grund seiner Anfrage an, lädt bei Bedarf Fotos oder Videos hoch und schickt die Anfrage ab. Er erhält sofort eine Eingangsbeststätigung mit seiner RMA-Nummer und kann den Status jederzeit online einsehen.
Durch das Self-Service-Portal melden sich Kunden eigenständig an, was Anruf- und E-Mailvolumen spürbar senkt. Automatische Statusbenachrichtigungen halten Kunden informiert, ohne dass Ihr Team aktiv werden muss. In der Praxis reduzieren sich Nachfragen um bis zu 70 %. Ihre Mitarbeitenden konzentrieren sich auf die eigentliche Bearbeitung statt auf administrative Kommunikation.
Ja, das ist eine der Kernstärken von easyRMA. Die Software bildet den vollständigen Reparaturprozess ab: Auftragsannahme, Diagnose, Kostenvoranschlag, Zeiterfassung, Ersatzteilverwaltung, Werkstattbericht und Rückversand. Das System eignet sich damit ebenso für Werkstätten, Hersteller mit Servicecenter und Dienstleister.
easyRMA sendet bei jeder Statusänderung automatisch eine E-Mail an den Kunden — auf Basis anpassbarer Vorlagen. Zusätzlich können Kunden jederzeit selbst im Self-Service-Portal den aktuellen Stand einsehen. Die Kombination aus proaktiver Benachrichtigung und transparenter Statusseite sorgt für maximale Kundenzufriedenheit.
Die Basiseinrichtung ist überschaubar und in der Regel innerhalb weniger Tage abgeschlossen. WNM begleitet die Einführung als Implementierungspartner — von der initialen Konfiguration über die Anbindung an JTL oder Shopware bis zur Schulung des Teams. Da easyRMA webbasiert ist und keinen Client erfordert, entfällt jede Installation auf einzelnen Arbeitsplätzen.
Ja. Alle Vorgänge können als CSV exportiert und in Excel oder BI-Tools weiterverarbeitet werden. Damit lassen sich Muster erkennen: Welche Produkte haben die höchste Retourenquote? Welche Fehlerkategorien treten gehäuft auf? Diese Daten sind die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen zur Qualitätsverbesserung.

easyRMA kostenlos erleben

Überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie die kostenlose Demo und sehen Sie, wie easyRMA Ihre Retourenprozesse vereinfacht — vom ersten Kundenklick bis zum abgeschlossenen Vorgang. Oder sprechen Sie direkt mit WNM für eine individuelle Einführungsberatung.

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